完整的外贸流程包括客户询盘、报价、得到订单、下生产订单、业务审批、下达生产通知、验货、制备基本文件、商检、租船订舱、安排拖柜、委托报关、获得运输文件、准备其他文件、交单、业务登记、文件存档以及关注变动信息等步骤。具体如下：
如果是信用证（L/C）付款的客户，通常在交货期前1个月确认已收到信用证，并由业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误、交货期能否保障等问题。如有问题，应立即请客户改证。
如果是电汇（T/T）付款的客户，需确认定金已到账。
如果是放账客户或通过银行承兑交单（D/A）等方式收汇的客户，需经理确认。
在交货期前一周，通知公司验货员验货。
如果客户要求自己或指定验货人员来验货，需在交货期前一周约客户查货，并将查货日期告知计划部。
如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货，需在交货期前两周与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，并将验货时间通知工厂。
如果与客人签订的合同是FOB CHINA条款，客人通常会指定运输代理公司或船公司。业务部应尽早与货代联系，告知发货意向，了解出口口岸、船期等情况，并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周，以及船期能否满足客人的交货期要求。业务部应在交货期前两周向货运公司发出书面定仓通知（Booking Order），通常在开船前一周可拿到定仓纸。
如果由卖方支付运费，业务部应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等信息，经比较后选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告知业务员通告给客人。如客人不同意，需另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
如果货物不够一个小柜，需走散货，业务部应向货代公司定散货仓位，并在拿到入仓纸时了解截关时间、入仓报关要求等内容。
向运输公司定仓时，业务部一定要传真书面定仓纸，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。
货物做好并验货通过后，业务部委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。业务部需给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸、船公司、定仓号、拖柜委托书（注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行及装船口岸等）。如果有验货公司看装柜，需专门声明，不能晚到，并要求拖车公司回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
业务部传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
业务部要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记录装箱号码和封条号码作为提单的资料。同时，要求工厂装柜后一定要上封条。
业务部最迟在开船后两天内将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料需按信用证或客人的要求制作，并给出正确的货物数量及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出具的船证明等。
业务部督促船公司尽快出具提单样板及运费帐单，并仔细核对样本无误后向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认，业务部应先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出具正本提单。
业务部及时支付运杂费，并在付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费时应做登记。
商业发票：信用证对商业发票的要求最为严格。发票的日期需确定在开证日之后、交货期之前；发票中的货物描述需与信用证上的完全相同；小写和大写金额需正确无误；信用证上对发票的条款应显示出来；需显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般需提前20天办理。
FORM A原产地证书：FORM A原产地证需在发货前到检验检疫局申办。需注意运输日期需在信用证的交货期和开船日之前、发票日期之后。未能在发货前办理的，需办理后发证书，并提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常需到香港的中国商检公司办理加签，以证明未在港对货物进行再加工。
一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求相对较低，可在发货后不太长的时间内补办。如果原产地证书需办理大使馆加签，也需提前20天办理。
装运通知：通常要求在开船后几天内通知客人发货细节，包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时信用证要求提供发送证明，如传真报告书、发函底单等，需按客人要求的时间办理。
装箱单：装箱单应清楚表明货物装箱情况，显示每箱内装的数量、每箱的毛重和净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积需与标明的总体积相符。装箱单需显示唛头和箱号，以便客人查找。装箱单的重量和体积需与提单相符。
采用信用证收汇的，业务部应在规定的交单时间内备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误后再交银行议付。
采用电汇收汇的，业务部在取得提单后应马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
如果电汇收汇要求收全款才能做柜的，业务部需等收款后再安排拖柜，并在拿到提单后立即寄正本提单给客人。
