换护照时，补发、换发和曾持有的适用情形及具体说明如下：
补发：适用情形为具有中国国籍、持有中华人民共和国普通护照，但所持普通护照遗失、被盗或因损毁而影响正常使用。具体说明包括：若护照彻底丢失或损毁严重，旧护照直接作废，内部签证随之失效，新护照号码会变更；材料准备方面，补发所需材料与首次办理护照相近，包括照片、申请表、身份证等，若在国外丢失，还需提供报警单和回国证明。
换发：适用情形为具有中国国籍、持有中华人民共和国普通护照，且符合以下条件之一：护照过期；护照有效期不足一年，或有效期虽剩余12个月以上但确有正当理由需提前换发（需手写情况说明并签字上传）；护照签证页即将用完（空白签证页少于2张4页）；容貌变化较大；护照出现无损情况（部分信息提及）；个人信息变更，或手指受伤痊愈需重新录指纹等。具体说明包括：换发时旧护照会被剪角，但有效签证页仍可使用，出国时需新旧护照一并携带；材料准备上，仅需携带旧护照，工作人员会当场剪角作废。
曾持有：适用情形为从未持有中国护照的中国公民，适用颁发护照的情况。此类别主要针对首次申请护照的公民，与补发、换发的核心区别在于申请人此前无中国护照持有记录。其办理流程和材料要求遵循首次申领护照的相关规定，例如需提交身份证明、照片、申请表等基础材料，无需提供旧护照或相关证明文件。
